Содержание:
- Двести людей, пять продуктов, миллион клиентов
- "Спасибо, а теперь отправьте бумажный оригинал"
- Зарабатывают на API и веб-версии
- Защита от взломов
- "Мечтаем, чтобы контракты могли подписать за день"
Восемь лет назад в структуре компании EVO (разработчики Prom.ua) работала команда из 12 человек. Ежемесячно они печатали, упаковывали и посылали десятки тысяч документов для клиентов.
Чтобы оптимизировать этот процесс, в компании искали готовые цифровые решения. Системы M.E.Doc и Paperless от ПриватБанка не отвечали требованиям, потому внутренняя команда EVO взялась за собственную разработку. Так, в 2017 году появился сервис для электронного документооборота.
На сегодняшний день он имеет более миллиона клиентов, пять продуктов и планирует выйти за границу. Liga.Tech рассказывает, какие стереотипы пришлось побороть учредителям, кто сотрудничает с сервисом и какие у компании планы.
Двести людей, пять продуктов, миллион клиентов
К работе над системой ЭДО в 2016 году приобщили продакт-менеджера, нескольких разработчиков и менеджера поддержки. За полгода они создали версию для внутреннего объемного документа, а в 2017-м начались первые внешние отправки. Наконец, десять человек из бывшей команды, которая печатала и отправляла бумаги, перевели в другие подразделения.
После внутреннего тестирования компания нашла клиентов среди логистических бизнесов, в частности, Новую почту, и для "Вчасно" создали отдельное юридическое лицо. Сейчас на позиции CEO ею руководит Антон Скоков.
По его словам, с ними работает более миллиона компаний. В большинстве своем пользуются электронным документооборотом, несколько десятков тысяч используют другие продукты. Топ-отрасли: ритейл, логистика, банки, производство. Среди украинских предприятий сервисами пользуются Сильпо, Аврора, Укртелеком, Rozetka. Среди международных: Nokia, Uber, Bolt, Glovo.
Сейчас в команде работает около 200 человек. Структура строится не на подразделениях, а на проектных командах. Их производят отдельно под продукты компании. Таких пять:
- Вчасно.ЭДО – сервис для работы с документами
- Вчасно.Касса – программный регистратор расчетных операций (РРО)
- Вчасно.EDI — продукт для автоматизации и оптимизации электронного документооборота в ритейле
- Вчасно.КЕП — сервис выдачи электронных подписей и печатей
- Вчасно.ТТН — сервис для обмена электронными товарно-транспортными накладными
В этот список планировали добавить "Вчасно.POS" по управлению точками продаж. Однако после полномасштабного вторжения России многие малые локальные бизнесы закрылись, поэтому компания сосредоточилась на работающих и приносящих результат, поэтому свернула проект.
Вдобавок в то же время просело на 70-80% направление электронного документооборота. Но потом началось постепенное восстановление: клиенты начали оптимизацию своих процессов, учитывая переезды работников и переход на отдаленную работу.
В 2023 году "Вчасно" стала частью группы компаний Tabula Rasa, отделившейся от EVO. Этой же группе принадлежит площадка для покупок и аукционов Zakupivli.Pro.
Читайте такжеИскусственный интеллект в государственных услугах для бизнеса – каких новаций ожидать
"Спасибо, а теперь отправьте бумажный оригинал"
В начале работы владельцам пришлось долго разъяснять законность своего сервиса. Часть клиентов не считала его таким и, кроме электронных, просила прислать бумажные документы. Хотя государство приняло закон об электронном документообороте еще в 2003 году.
"Участвовали в круглых столах с налоговой, юристами, другими экспертами, но до появления Министерства цифровой трансформации со стороны государства почти не работали над разъяснениями законности", — вспоминает Антон Скоков.
Ситуация улучшилась, когда появились цифровые продукты от государства типа "Дии". С тех пор компания контактирует с Минцифры: разрабатывала для "Дія.Бізнес" учебные курсы, предлагала необходимые для бизнеса решения.
Так удалось продвинуть решение об использовании электронных кадровых бумаг. В 2022 году парламент принял изменения к порядку работы с электронными документами, где разрешил не создавать бумажные копии документов временного хранения (графики отпусков, справки о стаже и т.п.).
Зарабатывают на API и веб-версии
Крупные компании интегрируют сервис, оплачивая доступ к API и каждому отдельному документу. С помощью API бизнесы добавляют функции "Вчасно" в свои программы. Для юрлиц это стоит 4,8 тысяч гривен в год + 4,80 грн за документ. Для ФОП – 780 грн в год + 4,80. По словам Скокова, компании могут отправлять "тысячи, иногда сотни тысяч документов в месяц".
Также "Вчасно" можно использовать прямо в браузере, на их сайте. Здесь можно создать документ, изменить его вместе с контрагентом онлайн и подписать. Для сайта есть несколько тарифов, цена которых отличается для юридических и физических лиц.
Чтобы просмотреть больше документов, пользователи могут заплатить за расширение архива.
Хотя "Вчасно" и работает с международными компаниями, имеющими представительства в Украине, но сама пока не выходит на зарубежный рынок. В прошлом году руководители попытались запуститься сразу в Африке, Азии и Европе, но не выдержали конкуренции за пользователя с крупными игроками типа Docusign.
"Небольшой спрос был, но решили, что пока не готовы. Сначала в Украине завершим достройку сервисов, которые еще в состоянии "роста". И потом будем выходить на международный рынок, скорее всего, в конкретную страну", — делится планами CEO.
Конкурентами в Украине остается M.E.Doc, особенно в ведении бухгалтерских документов, Signy, Paperless, Document.Online. Первый, например, предлагает платформу ЭДО, сервис с транспортными накладными, программу для отчетности и т.д.
В компании "Вчасно" считают, что отличаются среди конкурентов, в частности, узнаваемостью бренда. Промотировать его помогает эффект соцсети: "Такой уже есть у "Вчасно.ЕДО". Регистрируетесь вы, ваши партнеры, они отправляют документы своим партнерам, и так выстраиваются связи между пользователями".
Защита от взломов
Сервис использует серверы от Amazon Web Services, которыми также пользуются Meta и Sony Music. Там хранятся все документы клиентов.
Также у "Вчасно" есть команда, работающая над защищенностью сервиса. Она организует Bug Bounty – это программа, в которой "белые" хакеры ищут уязвимости сервиса и получают вознаграждение за это.
Высокого уровня безопасности, в частности, требуют международные компании. В настоящее время платформа проходит сертификацию SOC 2. Это стандарт, устанавливающий требования к системам управления информационной безопасностью. Планируется получить сертификат уже в следующем году.
"Мечтаем, чтобы контракты могли подписать за день"
Основное направление для инвестиций в "Вчасно" — это развитие своих пяти продуктов. В 2023 году в них вложили 67 млн гривен, данные за этот год не раскрывают.
В ближайшее время компания сосредоточится на работе с контрактами, чтобы ускорить процесс подписания на платформе. Параллельно будет развивать приложения – сейчас ими пользуются около 20% клиентов.
К этому прибавится пересмотр уже существующих функций и более широкое внедрение искусственного интеллекта. Сейчас он помогает поддержке искать ответы на вопросы клиентов, а также ассистирует в документах. Он помогает распознавать поля и заполнять их базовой информацией. К примеру, прописывать email, ЕГРПОУ, название компании, номер документа.
Планируют добавить функцию для создания короткого содержания договоров и определения рискованных моментов. Внедрением занимается внутренняя команда разработчиков.
